期末考结束后，总有那么两三天时间在忙于改卷、登分、算总评、写总结，教务处这时会发一个通知，要求各任课老师将期中、期末、总评三成绩录入校内OA系统中，以便班主任编制打印成绩报告单。
从发通知到编印报告单，期间隔最多一天，这一天里，班主任常常会动用各种信息手段，QQ、微信、电话、短信，不断催促任课老师赶快输录好成绩。
任课老师这时会乱成一团糟，办公室犹如闹哄哄的菜市场，有不知登陆密码而大叫的，有忘了操作步骤而乱问的，有无视操作细节重来而哀怨的，等等。
我以前就是这办公室里典型的“健忘一族”，不到最后期限不会去录入成绩的，找旁边老师问，不是说不知道，就是讲不清楚，打电话问计算机老师又常接不通，有时急了就顶着烈日跑过去找人，办公室里也是空无一人——估计这时候计算机老师是最吃香的。
每到期末阶段，这种“校内OA常忘使用”的热闹场景总会重复一次又一次。
为什么办公室经常会重复出现这种场景呢？
仔细分析，原因有三：
1、间隔时间长容易忘记。对于任课老师说，OA系统一般一学期只用一次，每次使用的间隔时间长达半年，忘记了也属正常；
2、有些人怕忘了，就写下了具体的操作流程，结果要用还是不知如何找到；
3、依赖心理在作怪，反正不会操作我可以问其他老师。
这样的状态如果长期存在，工作效率会大打折扣。我思考了解决办法。
■怎样让间隔时间长，过程复杂的操作变得简单，轻松呢？
要让间隔时间长，过程复杂的操作变得简单、轻松，关键是要及时记下这一操作的全部过程，即一边操作一边记录，记录时要尽量详细，不怕麻烦。要达到“零基础者也能轻松学会”这一程度。
我是这样记录“校内OA登陆输入”的使用过程的：
打开校园网初中部→点击“中文”→点击网页下方小字：校内OA→输入用户名、密码进入→点“教育教学”栏→点“必修课程”栏→点“某班语文”→右边点“查看学生”→点“单次成绩”→导入成绩→点“学生名单导出”栏下→载班级学生名单至桌面→在名单上录入成绩→保存至桌面→点“浏览”，从桌面上找到成绩单（Excel格式）→双击保存→点“取消”→点“教育教学”栏→点“必修过程”栏→点某班语文→右边点“查看学生”，看学生的成绩是否录入→返回，重复上述步骤，输第二个成绩。
这样的过程记录看起来条理并不清楚，会觉得很繁杂，所以还要将记录提炼成关键词进行整理，并形成流程。
经过提炼整理，这一操作过程可分六个关键点：
1、登陆：打开校园网→点击“中文”→点击“校内OA”→输入用户名、密码进入
2、进入：教育教学→必修课程→某班语文→查看学生→单次成绩
3、导入：学生名单导出→下载学生名单至桌面→录入成绩→保存至桌面→点“浏览”，从桌面上找到成绩单（Excel格式）
4、保存：双击保存→点“取消”
5、查看：点“教育教学”→必修过程→某班语文→右边点“查看学生”，看成绩是否录入→返回
6、重复：重复上述步骤，输第二个成绩，直至最后完成。
为了保证下次操作依然快速、轻松地完成，某些关键点要作说明，比如“在名单上录入成绩”旁要注明“一次只能录入一个成绩，而且要核对名单与成绩是否一致”，否则很容易出错。又比如在“双击保存成绩”后，要注明“对跳出来的页面要点击‘取消’，”否则前面的操作将全部作废。
“OA系统登陆输入”是如此，我想其它一些类似之事也可仿此记录、提炼，形成流程，如微课制作用的“E板会使用流程”，教师培训用的“培训报名及评价流程”，“出境游前的物品准备流程”等。
■怎么比较快地找到已建好的流程文档呢？
一个问题解决了，另一个问题也接踵而至：我写下的流程待到要用时却怎么也找不到了。
最简单的办法是将这种不常用的流程文档打印出来贴在电脑旁，比如在宾馆，我就发现在房间电脑边贴有“如何使用电脑上网流程”，我使用电脑时一看就知道该如何上网了，不需要再问服务员了。
但放在电脑边的流程容易丢失，我碰到过。所以，我想了另一种办法，就是将这一流程文档归入可查询的“不常用操作流程”这系统之中，为此我建立了“不常用操作流程”系统，建系统时我遵循“定名称”“编目录”等步骤就很快速建立起来。
在电脑中建一个电子系统的同时，我还建了一个同内容纸质系统，以便随时查询。这一纸质系统就是一个30页的塑料文件夹，文件夹里编有“首页目录”，“分页页码”，文件夹脊背部也标有跟正面一样的“系统名称”。写好的流程文档按照目录，依次放入。
目录
1、OA系统登陆输入P1
2、E板会使用流程P2
3、教师培训报名及评价流程P3
4、出境游前的物品准备流程P6
……
这样的文件夹（纸质子系统）建多了后，又会对查询造成新的困难，为此我还建一个“总系统”文件夹，将各个子系统的“名称”录入“总系统目录”之中。总系统文件夹适宜放在一排子系统文件夹的左边，并养成要查询先看“总系统文件夹”，再看“子系统文件夹”的习惯。
总系统目录
1、学校计划
2、备课组工作
3、学生管理
4、测试成绩
5、教师考核
6、不常用操作流程
……
■如何克服长期依赖的心理
好几个学期，我对办公室“期末闹哄哄”现象不以为然，认为，觉得“做事写流程，归入系统”的做法太麻烦，此等小事临时问一下同事或相关专业人士即可。
其实，细究起来，问题并非你所想象那么简单，这一小事每次依赖别人，那个小事也依赖别人，最后工作效率就低了。
学校是一个团队，团队成员不是为依赖，而是互赖，在团队中同事或相关专业人士让你咨询，但你必须学会成长。互赖是以独立为基础的。
什么是互赖呢？互赖不等于依赖，互赖指一个团队在完成一个项目时，各成员既要有独立处事的习惯和能力，充分发挥各自的'长处，又要有互助合作的思想和行为。这里所谓的“独立处事”是指团队成员能独立又熟练地完成职责范围内的事。
“校内OA登陆输入”，第一次我可以请教别人，但第二次我自己成长，第三次我可以为其他同事提供咨询，那整个团队就一起成长了。
一个团队只有在各成员独立完成自己职责范围内的事的基础上，通过互助协作，才能成功做事，这就好比一辆汽车的开动，只有汽车的各个零部件各就各位，独立又熟练地完成各个操作才可实现，如果有一个部件不能独立运作，很可能会导致整辆汽车都开动不了。
记得在一次“肯得基——一个成功的商业系统”的案例分析中，提到“最小的事也要形成文本”。
由此看来，最小的事也要形成文本，对已形成的文本不是束之高阁，而是要反复提炼其要素，从中寻找事情背后的规律和原则，形成流程和标准，并归入相应的位置，形成系统。
这样，团队成员的为人处事就会变得简单、轻松、快乐。
创建系统和运用系统，是一种高境界。
基于以上认识，我的“不常用做事操作流程与标准”的系统文件夹放在办公桌上，每每有人问我一些不经常做的事情，如成绩输入、培训点评、写总结等处理过程的流程与标准，我马上就可以给到他，这大大节约了我和大部分老师的时间，工作效率明显提高。
